業務効率化ラボの創刊号をお届けします。

前回の創刊準備号では、業務効率化の重要性と、その実現のためのITツール活用の基本的な考え方をお伝えしました。特に、すぐに効果を発揮するITツールの導入として、以下の3つの領域に最初に着手すべきであることをお伝えしました。

（※下線は、業務効率化ラボ推奨ツール）

今回は「3つのツールの利用がもたらす新たな働き方革命」というテーマで、これらの３領域をカバーする具体的なツールの組み合わせとして、業務効率化ラボが特に推奨する「Slack + Asana + Notion」による強力な業務基盤の構築について、ご紹介します。

🗣️Slack：コミュニケーションの中枢

Slackは、チーム内のコミュニケーションを一元化し、情報共有を円滑にする役割を果たします。

Slackをはじめとするチャットツールの大きな特徴は、非同期コミュニケーションを促進できる点です。非同期コミュニケーションとは、参加者が同じ時間に存在しなくても情報を交換できる形式のコミュニケーションを指します。

非同期コミュニケーションには、以下のような利点があります。

なお、同期コミュニケーションが必要となった場合には、Slackには、音声・ビデオ通話機能がありますので、これを使用することで、チャットから即座にリアルタイムの会話に移行することができます。

複雑な議論や即時の意思決定が必要な場面でも、Slack内で完結したコミュニケーションが可能となります。

📊Asana：ワークマネジメントの要

Asanaは、タスクとプロジェクトを効率的に管理し、チームの生産性を向上させる役割を担います。

仕事を片付けるためのメッセージのやり取りについては、Asanaのコメント機能を用いることを推奨します。

その他、Asanaには、具体的には以下のような利点があります。

Notionは、組織の知識や情報を体系的に管理し、誰もが簡単にアクセスできる環境を作る役割を果たします。

ナレッジベースは、組織の知識を集約し、共有するための重要なツールです。効果的なナレッジベースの運用には、以下の点に留意することが重要です。

   様々な形式の情報を一箇所に集約し、階層構造やタグ付けを利用して整理します。これにより、必要な情報への素早いアクセスが可能になります。

   ナレッジベースは、組織内の誰もが簡単にアクセスできる環境を整えることが重要です。ただし、適切なアクセス権限の設定も忘れずに行いましょう。

3. 継続的な知識の蓄積と更新：

   ナレッジベースは一度作って終わりではなく、以下のような方法で継続的に育てていく必要があります。

   ナレッジベースの構築と維持は、特定の個人だけでなく、チーム全体で取り組むべきタスクです。メンバー全員が情報の編集・更新に携わることで、より豊富で正確な知識ベースを作ることができます。

   情報を詳細に記録することは重要ですが、それが複雑さにつながり、かえって使いにくくなることもあります。情報の詳細さと使いやすさのバランスを常に意識しましょう。

   ナレッジベースを構築しても、それが活用されなければ意味がありません。日々の業務の中でナレッジベースを参照する習慣づけや、新しい情報が追加されたときの通知システムの導入など、活用を促進する仕組みづくりも重要です。

これらの点に留意しながらナレッジベースを運用することで、組織の知識が体系化され、新しいメンバーのオンボーディングや、プロジェクト間での知見の共有が容易になるでしょう。

🛠️Slack と Asana：コミュニケーションの使い分け

Slack と Asana は、ともにコミュニケーションに利用できるツールですが、これらを目的ごとに適切に使い分けることで、より効率的な情報共有と業務管理が可能になります。

Slackでのコミュニケーションは、主に以下のような場面で活用されます。

Asanaは、以下のような場面で活用されます。

Slack と Asana を効果的に使い分けるためのポイントをいつくか示しますので、参考にしてください。

このような Slack と Asana の使い分けによる情報の整理と共有により、コミュニケーションが効率化され、チームの生産性向上に繋がるでしょう。

🧰３つのツールを組み合わせる利点

上記の３つのツールを組み合わせることで、単に各ツールを個別に使用する以上の効果を得ることができます。期待できる効果を以下にご紹介します。

⛓️効率的な情報フローを実現するための連携方法

これらのツールを適切に連携することで、情報のスムーズな流れを実現し、業務の効率を更に向上させることもできます。（連携にはツール開発が必要になる場合もあります）

Notion（ナレッジベース）との総合的な連携：

このような連携により、3つのツールがそれぞれの強みを活かしながら、シームレスに情報を共有し、業務の効率を最大化することができるでしょう。

ちょっと書かれている内容とはズレるのですが、パッと記事を見させてもらってまず思ったのが「キレイ！」でした。
改行とかちょっとしたタイトル表示の方法やら全てが整っていて素晴らしいと思いました。

ありがとうございます。レイアウトに違和感を感じられてしまうと、内容を伝える際のノイズになるだろう、という考えもあり、できる限り、拘りたいポイントです。（時間制約もあるため、拘り切るのは難しいのですが）

実際に配信のために利用してみた感想ですが、「みんなのニュースレター」は、綺麗なレイアウトに整えやすいプラットフォームだと思っています。

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コメント機能。購読者の方とコミュニケーションが取れる良い機能ですね。