業務効率化ラボの創刊号をお届けします。
前回の創刊準備号では、業務効率化の重要性と、その実現のためのITツール活用の基本的な考え方をお伝えしました。特に、すぐに効果を発揮するITツールの導入として、以下の3つの領域に最初に着手すべきであることをお伝えしました。
- コミュニケーション（Slack, Teams, Chatwork 等）
- ワークマネジメント（Asana, Jira, Backlog 等）
- ナレッジベース（Notion, Confluence, Coda 等）
（※下線は、業務効率化ラボ推奨ツール）
今回は「3つのツールの利用がもたらす新たな働き方革命」というテーマで、これらの３領域をカバーする具体的なツールの組み合わせとして、業務効率化ラボが特に推奨する「Slack + Asana + Notion」による強力な業務基盤の構築について、ご紹介します。
🗣️Slack：コミュニケーションの中枢
Slackは、チーム内のコミュニケーションを一元化し、情報共有を円滑にする役割を果たします。
主な特徴：
- チャンネルによる話題ごとの会話の整理
- リアルタイムおよび非同期のメッセージング
- 外部サービスとの豊富な連携機能
- ファイル共有と検索機能
- 音声・ビデオ通話機能
Slackをはじめとするチャットツールの大きな特徴は、非同期コミュニケーションを促進できる点です。非同期コミュニケーションとは、参加者が同じ時間に存在しなくても情報を交換できる形式のコミュニケーションを指します。
非同期コミュニケーションには、以下のような利点があります。
- 受け手の選択権：
いつ対応するかの選択権は情報の受け手にあり、受け手の仕事を邪魔しません。 - 生産性の向上：
ピークタイムや集中している時間帯に邪魔が入らないだけで効率が上がります。 - 記録としての価値：
伝達される情報が「他の人から参照しやすい記録」として残ります。 - 時間の節約：
同期的なコミュニケーションの場を調整するために必要な15～20分程度の時間を節約できます。
補足：なお、同期コミュニケーションが必要となった場合には、Slackには、音声・ビデオ通話機能がありますので、これを使用することで、チャットから即座にリアルタイムの会話に移行することができます。
複雑な議論や即時の意思決定が必要な場面でも、Slack内で完結したコミュニケーションが可能となります。
📊Asana：ワークマネジメントの要
Asanaは、タスクとプロジェクトを効率的に管理し、チームの生産性を向上させる役割を担います。
主な特徴：
- プロジェクトとタスクの一元管理
- 複数の表示形式（リスト、ボード、カレンダー、タイムライン）
- タスクへのコメント機能によるコミュニケーション
- プロジェクトの進捗管理とレポート機能
- カスタムフィールドによる柔軟なワークフロー設計
仕事を片付けるためのメッセージのやり取りについては、Asanaのコメント機能を用いることを推奨します。
その他、Asanaには、具体的には以下のような利点があります。
- 目標、プロジェクト、タスクの最新状況が常に把握できる
- タスクに直接コメントを付けることで、関連する議論を集約できる
- アクションアイテムを即座にタスクとして登録できる
📚Notion：ナレッジの集積所
Notionは、組織の知識や情報を体系的に管理し、誰もが簡単にアクセスできる環境を作る役割を果たします。
主な特徴：
- 自由度の高いページ作成とデータベース機能
- 階層構造とリンクによる情報の整理
- 豊富なテンプレートによる迅速な環境構築
- 複数の形式（テキスト、画像、ファイル、コード等）の情報保存
- バージョン管理と共同編集機能
ナレッジベースは、組織の知識を集約し、共有するための重要なツールです。効果的なナレッジベースの運用には、以下の点に留意することが重要です。
1. 情報の一元管理と構造化：
様々な形式の情報を一箇所に集約し、階層構造やタグ付けを利用して整理します。これにより、必要な情報への素早いアクセスが可能になります。
2. アクセシビリティの確保：
ナレッジベースは、組織内の誰もが簡単にアクセスできる環境を整えることが重要です。ただし、適切なアクセス権限の設定も忘れずに行いましょう。
3. 継続的な知識の蓄積と更新：
ナレッジベースは一度作って終わりではなく、以下のような方法で継続的に育てていく必要があります。
- 重要な意思決定や質疑応答の内容を随時登録する
- プロジェクトの振り返りや学んだ教訓を記録する
- よくある質問とその回答をまとめる
- 定期的に情報を見直し、古くなった情報を更新または削除する
4. コラボレーションの促進：
ナレッジベースの構築と維持は、特定の個人だけでなく、チーム全体で取り組むべきタスクです。メンバー全員が情報の編集・更新に携わることで、より豊富で正確な知識ベースを作ることができます。
5. 使いやすさとの両立：
情報を詳細に記録することは重要ですが、それが複雑さにつながり、かえって使いにくくなることもあります。情報の詳細さと使いやすさのバランスを常に意識しましょう。
6. 活用の促進：
ナレッジベースを構築しても、それが活用されなければ意味がありません。日々の業務の中でナレッジベースを参照する習慣づけや、新しい情報が追加されたときの通知システムの導入など、活用を促進する仕組みづくりも重要です。
これらの点に留意しながらナレッジベースを運用することで、組織の知識が体系化され、新しいメンバーのオンボーディングや、プロジェクト間での知見の共有が容易になるでしょう。
🛠️Slack と Asana：コミュニケーションの使い分け
Slack と Asana は、ともにコミュニケーションに利用できるツールですが、これらを目的ごとに適切に使い分けることで、より効率的な情報共有と業務管理が可能になります。
Slack の活用場面
Slackでのコミュニケーションは、主に以下のような場面で活用されます。
- 社内およびチーム内のメンバーとの一般的な会話
- ブレインストーミングや雑談などのタスクに紐づかない会話
- 状況が不明確でアクションが決まっていない場合の明確化のための相談や議論
Asana の活用場面
Asanaは、以下のような場面で活用されます。
- 具体的なタスクや進行中のプロジェクトに関連する会話
- タスクの進捗報告や更新
- プロジェクトの全体像や進捗状況の共有
使い分けのポイント
Slack と Asana を効果的に使い分けるためのポイントをいつくか示しますので、参考にしてください。
- 日常的なコミュニケーションは Slack で行う
- プロジェクトやタスクの管理は Asana で行う
- 即時の対応が必要な連絡は Slack を使用する
- 長期的に参照する情報は Asana に記録する
- タスクに関連する詳細な議論は Asana のコメント機能を使用する
- プロジェクトの全体像や進捗確認は Asana で行う
このような Slack と Asana の使い分けによる情報の整理と共有により、コミュニケーションが効率化され、チームの生産性向上に繋がるでしょう。
🧰３つのツールを組み合わせる利点
上記の３つのツールを組み合わせることで、単に各ツールを個別に使用する以上の効果を得ることができます。期待できる効果を以下にご紹介します。
- 情報の一元管理と可視化：
各ツールの強みを活かし、コミュニケーション、タスク、ナレッジを統合的に管理・可視化できます。 - 業務プロセスの効率化：
ツール間の連携により、情報の重複入力や探索時間が削減され、業務フローがスムーズになります。 - コラボレーションの促進：
リアルタイムの情報共有と非同期コミュニケーションにより、チーム内の協力体制が強化されます。 - 意思決定の迅速化：
必要な情報へのアクセスが容易になり、データに基づく迅速な意思決定が可能になります。 - 柔軟な働き方の実現：
場所や時間に縛られない業務環境が整備され、リモートワークやフレックスタイムの導入がスムーズになります。
⛓️効率的な情報フローを実現するための連携方法
これらのツールを適切に連携することで、情報のスムーズな流れを実現し、業務の効率を更に向上させることもできます。（連携にはツール開発が必要になる場合もあります）
Slack ⇔ Asana：
- Slackでの会話からタスクを直接作成
- Asanaの進捗更新をSlackに通知
Notion ⇔ Slack：
- Notionの更新をSlackに通知
- SlackコマンドでのNotion検索機能の実装
Notion（ナレッジベース）との総合的な連携：
- Notionのページに、必要に応じてSlackの各チャンネルへのリンクを貼る
- 同様に、Asanaの関連ページへのリンクも貼る
- Notionが真の意味で「ナレッジハブ」として利用することで、必要な情報やコミュニケーションの場への素早いアクセスが可能とする
このような連携により、3つのツールがそれぞれの強みを活かしながら、シームレスに情報を共有し、業務の効率を最大化することができるでしょう。
🏅導入時のベストプラクティス
これらのツールを効果的に導入し活用するために、以下のベストプラクティスを推奨します。
- 段階的な導入：
一度にすべてを導入せず、1つずつ慣れていきます。 - ガイドラインの策定：
各ツールの使用目的と方法を明確化し、文書化します。 - トレーニングの実施：
従業員向けの使用方法講習会を開催します。 - サポート体制の準備：
ツール使用に関する質問や問題に対応できる体制を整えます。 - フィードバックの収集：
定期的な使用状況の確認と改善提案の募集を行います。 - セキュリティの確保：
適切なアクセス権限の設定と管理を行います。 - 過剰な通知の回避：
必要最小限の通知設定で集中力を維持します。 - 定期的な棚卸し：
不要なチャンネルやタスクを整理し、ツールの効率を維持します。
これらのベストプラクティスを実践することで、新しいツールの導入によるメリットを最大化し、潜在的な課題を最小限に抑えることができます。
🎓 次回予告：非同期コミュニケーションのススメ
次回は、非同期コミュニケーションの重要性をテーマに据えて、コミュニケーションの作法を掘り下げていこうと思います。
それでは、次回のニュースレターでお会いしましょう！
業務効率化ラボ運営チーム