業務効率化ラボの第6号をお届けします。

とある調査によると、ナレッジワーカーの80%がメールの受信トレイを開いたまま仕事をしているそうです。この結果を見る限り、多くの方々がメールに振り回されながら、非効率な状態に甘んじていることを表しているように思います。

DALL·E 2024-09-30 07.15.13 - A refined and sophisticated flat design illustration of a businessperson efficiently managing emails. The person is sitting at a sleek modern desk, el.webp.webp

今回は、このような状況を改善するため、避けられない社外とのやり取りに使用する電子メールの効率的な管理方法について、「インボックスゼロ」という考え方を中心にご紹介します。

📧 インボックスゼロとは何か？

インボックスゼロは、受信箱を管理するためのテクニックであり、受信箱に届いた全てのメールを簡単に素早く処理するためのメソッドです。

インボックスゼロの実践は、受信箱を空っぽにすることですが、これは手段であって、目的ではありません。この手法の真の目的は、メールに振り回されずに、本来のタスクに集中できる状態を維持することです。

🔧 インボックスゼロの実践方法

それでは具体的な実践方法を見ていきましょう。ここでは「１）メール処理の手法」と「２）集中時間を中断しない仕掛け」の２つの観点から、インボックスゼロに基づく快適なメール処理方法をお伝えします。

1）メール処理の手法（4つのDで分類する）

インボックスゼロの核心は、受信トレイに入ってくる各メールに対して、即座に意思決定ができるようになることです。この意思決定プロセスを4つのDで表現します。

2）集中時間を中断しない仕掛け

メール処理の速度を上げただけでは、この手法の効果は得られません。メールの受信トレイを最優先事項とはせず、以下のような改善策を実践しましょう。

これらの方法が実践できるようになると、毎日のように届くメールに対するストレスはかなり軽減され、本来の業務に集中できるようになるはずです。

インボックスゼロの提唱者であるMerlin Mann氏は、GTD（Getting Things Done）メソッドにヒントを得ています。両者には多くの共通点がありますので、ここで簡単に紹介しておきます。（※GTDとはDavid Allen氏により発表されたタスク管理手法）

その他、GTDでは、各タスクのコンテキスト（場所、ツール、見込まれる所要時間）による整理を推奨しています。このあたりをインボックスゼロの手法に応用してみるのも良いかもしれません。

💡 メールに関する実践的なTIPS

インボックスゼロの実践と並行して、以下のメール処理のTIPSを取り入れることで、さらに効率的なメール管理が可能になります。これらのTIPSは、インボックスゼロの考え方を補完し、日々のメール処理をよりスムーズにする助けとなるでしょう。

インボックスゼロの実践は、メール管理を効率化し、業務全体の生産性向上につながる重要な取り組みです。本日ご紹介した方法を参考に、ぜひ皆さまの日々の業務に取り入れてみてください。

社内コミュニケーションにはSlack、ワークマネジメントにはAsana、そして社外とのメールコミュニケーションにはインボックスゼロの手法。これらのツールと方法論を適切に組み合わせることで、さらなる生産性の向上が期待できます。

次回以降も、これらのツールの活用する方法について、より詳しくご紹介する予定です。どうぞお楽しみに！