業務効率化ラボの第5号をお届けします。今回は、多くの企業で課題となっている「効率的なミーティングの実現」について、具体的な方法を考えていきたいと思います。

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📈 効果的なミーティングとは？

ミーティングは、情報共有や意思決定のための重要な場ですが、同時に多くの時間を奪う要因にもなっています。米国の調査によると、管理職は週の約23時間をミーティングに費やしており、その半分以上が非生産的だと感じているそうです。

業務効率化ラボでは、ミーティングのような同期的なコミュニケーションよりも、非同期的なコミュニケーションの方が仕事の生産性が上がるという話を取り扱ってきました。（参考記事：

同期的コミュニケーションが効果を発揮するのは、どのような場合でしょうか？

感情面でのサポートが必要な対話

では、上記の４つの例を示しましたが、その他にも、複数の非同期コミュニケーションのやり取りが必要なテーマについて、一度のミーティングで結論を出すことが期待される場合などは、ミーテイングの開催は歓迎されます。

重要なことは、不要なミーティングを削減した上で、必要なミーティングについても時間を短縮することです。本来の業務に集中できる時間が増えることは、事業全体の生産性に高い効果が期待できます。

🔪 ミーティング削減チャレンジ

ミーティングが無駄だと感じていても、すべてのミーティングが本当に無駄かどうかを確信することは難しいものです。ミーティングを完全になくすという極端な対策は現実的ではなさそうです。

しかし、以下の3つの方法でミーティングの削減に挑戦してみるのはどうでしょうか？

3. 定例ミーティングを減らす：

これらの方法を試してみることで、ミーティングの数と時間を削減しつつ、より効果的なコミュニケーションを実現できる可能性があります。重要なのは、変更を加えた後の影響を注意深く観察し、必要に応じて調整を行うことです。

効率的なミーティングの鍵は、事前の準備にあります。以下の点に注意してアジェンダを設定し、時間管理を行いましょう。

3. 事前作業の明確化と割り当て：

効果的なミーティングの実現には、参加者全員の協力が不可欠です。事前作業を怠ると、ミーティング中の議論が深まらず、全員の時間を無駄にしてしまう可能性があります。アジェンダと同様に、事前作業のリストを明確に示し、その重要性を参加者全員に理解してもらうことが大切です。

📊 フォローアップと成果の可視化

ミーティングの効果を最大化するためには、適切なフォローアップも不可欠です。ミーティング終了後のアクションについても、見ていきましょう。

2. タスク管理ツールへの反映：

📅 スケジューリングの効率化

ある調査によると、ミーティングの日程調整自体にも、多くの時間が費やされていることが分かっています。このあたりは、ITツールを活用することで効率化が図れる部分ですので、便利なツールは、是非、使っていきましょう。

社内向け：共有カレンダーの活用

社外向け：HubSpotの会議調整ツールなど

上記のツールは一例であり、類似のツールでも似たような取り組みは可能です。こうした方法により、何度もチャットやメールをやり取りする必要がなくなり、スケジュール調整の時間を大幅に削減できるでしょう。

🎓 次回予告：電子メール管理術「インボックスゼロ」の実践

次回は、多くのビジネスパーソンが悩まされている「メール処理」の効率化について、「インボックスゼロ」の考え方と実践方法をご紹介します。

メールに振り回されることなく、本質的な業務に集中するための具体的な方法をお届けします。お楽しみに！